Política de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

Política de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE)

BISMARK COLOMBIA S.A.S. está comprometida con la prevención y control de los delitos de Corrupción y Soborno, es por ello que establece sus procesos y procedimientos internos en pro de dar estricto cumplimiento a la legislación y las buenas prácticas para su prevención y control.

Por ende, mediante la implementación el Programa de Transparencia y Ética Empresarial con el objetivo de evitar que la organización pueda verse involucrada en cualquier actividad ilícita asociada a estos riesgos, ha establecido los siguientes lineamientos que deben ser cumplidos por sus contrapartes:

I. Políticas y Lineamientos para la Prevención y Control de C/ST

Los siguientes principios son normas de conducta de todos los vinculados de BISMARK COLOMBIA S.A.S. por lo tanto, regulan todo el Programa PTEE. En los casos, en que exista una situación que no haya sido regulada expresamente por el Programa, guiarán su conducta con base en estos principios, y en ningún caso transgredirán los mismos:

    • Promoción de la cultura antisoborno y anticorrupción: La asamblea General de Accionistas de BISMARK COLOMBIA S.A.S. están comprometidos en el combate contra los actos de Corrupción y Soborno. Los Directivos garantizan la suficiencia de recursos económicos, tecnológicos y de personal para el correcto funcionamiento del Programa.La compañía no tolera, justifica ni promueve ninguna forma de corrupción e impulsa una cultura de legalidad, transparencia y honestidad. No cree que haya ninguna justificación para incumplir los valores éticos de la organización.
    • Lineamientos para el conocimiento, aceptación, vinculación, negociación, contratación de empleados, proveedores y contratistas: La compañía cuenta con los recursos humanos y tecnológicos para recaudar información acerca de los antecedentes comerciales, de reputación y sancionatorios en asuntos administrativos, penales o disciplinarios que hayan afectado, afecten o puedan afectar a las personas objeto de la Debida Diligencia. Dentro de éstas, se incluirán tanto los Contratistas como los potenciales Contratistas, así como los individuos que presten servicios a Contratistas bajo cualquier modalidad contractual, siempre que sean relevantes en una relación jurídica que pueda tener Riesgo C/ST.
    • Responsabilidades en el cumplimiento del PTEE: BISMARK COLOMBIA S.A.S. ha delegado funciones en sus principales órganos de administración, relacionados con la implementación y cumplimiento del presente Programa. Sin embargo, todos los empleados tienen el deber general de proteger a la compañía de Actos de Corrupción. Se exige que cada empleado vea el manual de Transparencia y Ética Empresarial como una regla de conducta inquebrantable.
    • Política Salarial y Pago de Comisiones: Las remuneraciones son las acordadas a nivel contractual bajo las condiciones legales vigentes y contenidas en el mismo documento. Así mismo, no se realizarán pagos de comisiones a empleados como parte de remuneraciones, respecto de negocios o transacciones internacionales. Las bonificaciones que se asignen a los empleados deben ser autorizadas por Gerencia General.
    • Política de obsequios y atenciones: En BISMARK COLOMBIA S.A.S. los obsequios y hospitalidades se realizarán fomentando los principios de tolerancia cero con la corrupción.
    • Gastos alimentación, hospedaje y viaje: Los gastos de alimentación, entretenimiento, hospedaje y viaje deberán ser aprobados por gerencia.
    • Donaciones o Contribuciones Sociales: BISMARK COLOMBIA S.A.S. establece que en todos los casos que se desarrollen acciones de responsabilidad social empresarial se entreguen bienes en especie y no en dinero, no obstante si así no fuera el caso, previo a efectuar colaboraciones o donaciones que impliquen un desembolso de efectivo, transferencia electrónica o cualquier otra modalidad de intercambio en dinero de cualquier cuantía, a una persona natural o jurídica, o a cualquier tipo de organización, sea pública o privada, deberá ser aprobada por gerencia.
    • Pagos de facilitación: En BISMARK COLOMBIA S.A.S. no están permitidos los pagos de facilitación contemplado en la política anticorrupción de la compañía, ante funcionarios públicos o empleados privados y mucho menos realizarlos a nombre de la empresa, estos pagos se encuentran expresamente prohibidos.Se aplicarán cláusulas contractuales sobre penalidades y terminación unilateral por facilitar o configurar Actos de corrupción.
    • Contribuciones políticas: En BISMARK COLOMBIA S.A.S. no están permitido utilizar sus fondos para contribuciones políticas de ningún tipo, en caso de que el personal decida realizar aportes a titulo personal deberá informarlo a la empresa y Oficial de Cumplimiento.
    • Procedimiento de archivo y conservación de documentos: La compañía velará por el adecuado registro de información relacionada con negocios y/o Transacciones Internacionales, en los que esté involucrada BISMARK COLOMBIA S.A.S.
    • Traducción Política de Cumplimiento: BISMARK COLOMBIA S.A.S. traducirá la Política de Cumplimiento a los idiomas oficiales de los países donde realiza Negocios o Transacciones Internacionales.
    • Auditoría: La compañía mantendrá estrictos controles sobre el cumplimiento del Programa. Para ello, el Oficial de Cumplimiento realizará continuas evaluaciones de riesgos y auditorias anuales de cumplimiento sobre la efectividad de las medidas y el cumplimiento de estas.
    • Divulgación y capacitación: La compañía se compromete a capacitar a todos sus empleados para prevenir, detectar, analizar, y reportar Actos de Corrupción y, en consecuencia, los empleados, además de cumplir con el Programa, las Políticas de Cumplimiento y las Disposiciones Anticorrupción, se guiarán por el sentido común y el criterio objetivo al momento de analizar las situaciones que se presenten, para los proveedores y contratistas de divulgaran las presentes políticas vía correo electrónico.
    • Deber de informar: Todo el personal de BISMARK COLOMBIA S.A.S. tiene el deber de estar atento a situaciones que puedan indicar un comportamiento ilegal o carente de ética y actuar de manera oportuna y adecuada para prevenir o detectar conductas indebidas. El personal debe informar de buena fe sin temor a represalias las inquietudes, quejas o denuncias de irregularidades o conductas indebidas conocidas como sospechosas; lo anterior incluye cualquier Ley o regulación aplicable en materia de antisoborno y anticorrupción.
    • Canales de comunicación: La compañía ha creado líneas de denuncia que permiten que los empleados, administradores, contratistas u otros terceros puedan reportar cualquier denuncia relacionada con posibles incumplimientos del PTEE o cualquier posible acto de Corrupción o expresar cualquier inquietud relacionada con este asunto a los siguientes canales:


      Denuncia o reporte: Ingrese al siguiente enlace (https://forms.office.com/r/PkpsbmhuXM) o escanee el código QR con su teléfono o tablet:


      Correo oficial de cumplimiento: [email protected]

 

  • Actualizaciones al PTEE: Las actualizaciones a la Política de Cumplimiento y al PTEE, cada vez que se presenten cambio en la actividad de la Entidad Obligada que alteren o puedan alterar el grado de Riesgo C/ST, o por los menos cada dos (2) años la compañía exige reciprocidad y colaboración de sus contrapartes en la lucha contra los Actos de Corrupción. En ese orden de ideas, exige de sus empleados los más altos estándares éticos para que ninguna circunstancia los desvíe del presente Programa. Frente a sus Contratistas BISMARK COLOMBIA S.A.S., exige que, ellos desde su autoridad y de manera independiente, aporten a la lucha contra los Actos de Corrupción, y en todo caso, los contratos celebrados impondrán la obligación de cumplir con las medidas del programa.
  • Sanciones: Cualquier acto tendiente para facilitar o configurar Actos de Corrupción, es considerado por BISMARK COLOMBIA S.A.S., como una práctica deshonesta y prohibida. Los empleados que realicen estas conductas serán severamente castigados de acuerdo con el régimen sancionatorio incluido en el Reglamento interno de trabajo, incluso con el despido con justa causa. Frente a los Contratistas que realicen estas conductas se aplicarán las cláusulas contractuales sobre penalidades y terminación unilateral por facilitar o configurar Actos de Corrupción.
  • Prevalencia del cumplimiento del PTEE al logro de metas comerciales: La compañía exige reciprocidad y colaboración de sus contrapartes en la lucha contra los Actos de Corrupción. En ese orden de ideas, exige de sus empleados los más altos estándares éticos para que ninguna circunstancia los desvíe del presente Programa. Frente a sus Contratistas BISMARK COLOMBIA S.A.S., exige que, ellos desde su fuero y de manera independiente, aporten a la lucha contra los Actos de Corrupción, y en todo caso, los contratos celebrados impondrán la obligación de cumplir con las medidas del programa. Todas las actuaciones de los empleados ante cualquier funcionario público se rigen por las Políticas Anticorrupción y conductas de las leyes colombianas.Los directivos promoverán en toda la compañía, sus contratistas y partes interesadas a no realizar, ni permitir, que se realicen las siguientes acciones:
    • Acciones contra la intimidad.
    • Generar publicidad engañosa al nivel interno o externo de la compañía.
    • Daños informáticos por parte del personal.
    • Revelación de secretos.
    • Facturación fraudulenta para con terceros
    • Alzamiento de bienes

II. Prácticas para la Prevención y Control de Riesgos C/ST

Para garantizar el cumplimiento de la política y procedimientos anticorrupción y antisoborno la Asamblea de Accionistas requiere que el personal de BISMARK COLOMBIA S.A.S.:

  • Comprenda y cumpla plenamente con la Política y los procedimientos anticorrupción y todas las Leyes anticorrupción aplicables.

  • Actúe con el máximo nivel de integridad, evitando incluso la apariencia de incorrección.

  • Asista a sesiones de capacitación en conductas relacionadas con las Políticas y los procedimientos anticorrupción y PTEE, según lo requiera BISMARK COLOMBIA S.A.S.

  • Conozca los riesgos que pueden surgir a medida que la compañía realiza negocios internacionales.

  • Mantenga registros oportunos, precisos y completos.